Poniższa informacja przybliżyć ma kwestię przetwarzania danych osobowych klientów sklepu internetowego www.vices.eu (zwanego dalej: „Sklepem”) przez podmiot prowadzący Sklep.

 

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

 

Administratorem Twoich danych osobowych jest Vices Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością  z siedzibą w Warszawie (02-681) przy Al. Wyścigowej 6 (dalej: „Vices Poland”).

 

W jaki sposób zbieramy dane osobowe?

 

Dane osobowe zbieramy podczas:

 

1)       dokonywania rejestracji w Sklepie (zakładania konta);

 

2)       korzystania z funkcjonalności konta;

 

3)       składania zamówienia;

 

4)       realizacji procedury zwrotu towaru;

 

5)       dokonywania zapisu na usługę newsletter;

 

6)       korzystania z udostępnianych przez nas kanałów kontaktu.

 

Dokonywanie rejestracji w Sklepie

 

Dla dokonania rejestracji w Sklepie musisz podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer NIP.

 

Dlaczego prosimy o podanie danych rejestrowych firmy?

 

Współpraca z Vices ustala nowe standardy handlu obuwiem na rynku hurtowym. Jesteśmy bardzo elastyczni na wszelkich polach współpracy, a naszym partnerom handlowym oferujemy, oprócz najliczniejszej kolekcji butów na rynku, wartość dodaną w postaci know how. Jest to transfer wiedzy do Klienta, którą chcemy przekazać dla wspólnego osiągania lepszej sprzedaży i wyników.

 

Podanie tych danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem założenia i prowadzenia konta
w Sklepie.

 

Korzystanie z funkcjonalności konta:

 

Tworząc funkcjonalności konta, które założysz na stronie Sklepu, dla Twojej wygody przewidzieliśmy możliwość zapisania danych do wysyłki oraz danych do faktury, które wykorzystywane będą przy składaniu i realizacji przyszłych zamówień . Dane do wysyłki obejmują:

 

a)       imię i nazwisko,

 

b)      adres,

 

zaś dane do faktury:

 

c)       oznaczenie firmy,

 

d)      adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość),

 

e)       numer identyfikacji podatkowej (NIP).

 

.

Składanie zamówienia

 

Podczas składania zamówienia jako zarejestrowany użytkownik, będziesz mógł/mogła także zapisać dane do wysyłki i dane do faktury na potrzeby przyszłych zamówień – na takich samych zasadach, jak opisaliśmy to we fragmentach niniejszej informacji dotyczącej korzystania z funkcjonalności konta.

 

Procedura zwrotu towaru

 

Jeśli będziesz chciał/a zwrócić dostarczony Ci towar, wypełnić będziesz musiał/a formularz obejmujący następujące dane: nazwa firmy, adres, NIP, numer telefonu, kod produktu oraz nr konta. Formularz ten wysłać będziesz musiał/a nam wraz ze zwracanym towarem. Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem zrealizowania procedury zwrotu.

 

Dokonywanie zapisu na usługę newsletter

 

Zarówno podczas rejestracji, składania zamówienia, jak i bezpośrednio na stronie głównej Sklepu dokonać możesz zapisu na usługę newsletter, w którym informować będziemy Cię o naszej ofercie,
w tym nowościach oraz promocjach. Na potrzeby wysyłki newslettera przetwarzać będziemy Twój adres e-mail. Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem otrzymywania newslettera.

 

Korzystanie z udostępnianych przez nas kanałów kontaktu, jak np. chat, infolinia czy poczta elektroniczna

 

Dla Twojej wygody stworzyliśmy następujące kanały umożliwiające kontakt z Biurem Obsługi Klienta:

 

  1.        poczta elektroniczna (adres e-mail: sklep@vices.eu);

 

  1.        chat na Stronie Sklepu;

 

 

  1.         biuro obsługi klienta pod numerem: +48 600 600 783

 

Jeśli skontaktujesz się z nami za pomocą poczty elektronicznej, przetwarzać będziemy twój adres
e-mail, dane identyfikacyjne przypisane do Twojego konta pocztowego, jak również ewentualnie inne dane podane przez Ciebie w treści korespondencji w związku ze zgłoszeniem.

 

Aby skorzystać z chatu dostępnego na Stronie, będziesz musiał/s podać nam swoje imię, nazwisko
i adres e-mail. Przetwarzać możemy też inne dane, które przekażesz nam w związku ze zgłoszeniem.

 

Jeśli skontaktujesz się z nami telefonicznie, przetwarzaniu podlegać będzie Twój numer telefonu oraz ewentualnie inne dane, które udostępnisz nam w trakcie rozmowy.

 

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku:

 

 

a)       chatu na Stronie – niezbędne dla dokonania zgłoszenia;

 

b)      gdy zgłoszenie ma związek z dokonanym zamówieniem, dla rozpatrzenia tego zgłoszenia niezbędne może być podanie Twoich danych identyfikacyjnych (jeśli podanie tych danych nie jest wymagane z uwagi na zastosowany kanał kontaktu) oraz numeru zamówienia.

 

 

 

Jakie przepisy regulują kwestię przetwarzania danych osobowych?

 

Kwestia ochrony danych osobowych od dnia 25 maja 2018 r. regulowana jest przepisami tzw. RODO czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

 

Dane osobowe przetwarzać będziemy w celach i w oparciu o następujące podstawy:

Dane podane na etapie rejestracji konta

 

Dane niezbędne dla założenia i prowadzenia konta przetwarzać będziemy w celu zawarcia
i prawidłowego wykonania umowy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (podstawę tę nazywać będziemy dalej: „Wykonaniem umowy”).

 

Dane podane podczas korzystania z funkcjonalności konta

 

Dane te przetwarzać będziemy w celu zapewnienia Tobie możliwości korzystania z funkcjonalności prowadzonego przez nas dla Ciebie konta (a zatem w celu realizacji zawartej między nami umowy o świadczeniu usług drogą elektroniczną), jak również w toku procesu składania oraz realizacji składanych przez Ciebie w przyszłości zamówień. Podstawą przetwarzania jest Wykonanie umowy.

 

Dane podane podczas składania zamówienia

 

Dane te przetwarzać będziemy:

 

a)       w celu zawarcia z Tobą umowy sprzedaży oraz jej prawidłowej realizacji; podstawą przetwarzania jest w tym przypadku Wykonanie Umowy;

 

b)      w celu realizacji ciążących na nas obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego prawa, w szczególności przepisów o rachunkowości, czy przepisów podatkowych; podstawą przetwarzania jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego (podstawę tę nazywać będziemy dalej „Obowiązkiem prawnym”);

 

c)       ewentualnego dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych lub obrony przed takimi roszczeniami; podstawą przetwarzania jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez VICES (podstawę tę nazywać będziemy dalej: „Naszym prawnie uzasadnionym interesem”). Nasz prawnie uzasadniony interes polega w tym przypadku na zapewnieniu możliwości podejmowania skutecznych działań w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń przysługujących nam w stosunku do Twojej osoby, obrony przed roszczeniami, które Ty możesz do nas skierować, jak również dochodzenia oraz obrony przed wzajemnymi roszczeniami VICES oraz podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi kurierskie.

 

 

Dane podane na potrzeby procedury zwrotu towaru

 

Dane te przetwarzać będziemy w celu realizacji procedury zwrotu zamówionego przez Ciebie towaru. Podstawą przetwarzania danych jest w tym przypadku nasz prawie uzasadniony interes, który polega na konieczności zapewnienia realizacji zwrotów zgodnie ze stosowaną przez nas polityką zwrotów.

 

Dane podane w celu zapis na usługę newsletter

 

Dane te przetwarzać będziemy w celach marketingu bezpośredniego. Podstawą przetwarzania jest art.

 

6 ust. 1 lit. f RODO, tj. nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją usługi newsletter.

Dane zbierane podczas korzystania z udostępnionych przez nas kanałów kontaktu

 

Jeśli kontaktujesz się z nami w związku ze złożonym przez Ciebie zamówieniem, Twoje dane przetwarzane będą przez nas w celu prawidłowej realizacji tego zamówienia (czyli zawartej pomiędzy nami umowy). Podstawą przetwarzania w tym przypadku będzie Wykonanie umowy.

 

Jeśli kontaktujesz się z nami w innych przypadkach, Twoje dane przetwarzane będą przez nas w celu realizacji Twojego zgłoszenia. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, który polega na zapewnieniu najwyższych standardów obsługi klientów oraz potencjalnych klientów, w tym umożliwieniu wskazanym osobom uzyskiwania informacji na temat naszej oferty oraz zasad funkcjonowania Sklepu.

 

Komu udostępniamy Twoje dane?

 

Odbiorcami Twoich danych osobowych:

 

a)       podanych na etapie rejestracji konta oraz podczas korzystania z funkcjonalności konta są: dostawcy systemów informatycznych, podmioty udostępniające nam przestrzeń dyskową, a jeśli dane te wykorzystujemy do realizacji zamówienia – także podmioty wskazane w lit. b poniżej;

 

b)      podanych podczas składania zamówienia są: dostawcy systemów informatycznych, podmioty udostępniające nam przestrzeń dyskową, podmioty świadczące na naszą rzecz usługi kurierskie; w zależności od wybranego przez Ciebie sposobu płatności odbiorcą danych może być także operator płatności lub operator pocztowy;

 

c)       podanych w ramach procedury zwrotu towaru są: podmioty świadczące na naszą rzecz usługi kurierskie, bank;

 

d)      podanych w celu zapisu na usługę newsletter są: podmioty świadczące na naszą rzecz usługi z zakresu e-mail marketingu;

 

e)       podanych w związku z korzystaniem z udostępnionych kanałów kontaktu są: dostawcy systemów informatycznych, dostawca poczty elektronicznej.

 

Jak długo przechowywać będziemy Twoje dane?

 

Twoje dane przechowywać będziemy:

 

a)       dane podane na etapie rejestracji konta oraz podczas korzystania z funkcjonalności konta - przez okres prowadzenia dla Ciebie konta, a także po jego usunięciu – do czasu ustania po naszej stronie obowiązków archiwizacyjnych lub upływu okresu przedawnienia naszych wzajemnych roszczeń (w zależności od tego, która ze wskazanych okoliczności zaistnieje później);

 

b)      dane podane na etapie składania zamówienia oraz w ramach procedury zwrotu towaru - do czasu ustania po naszej stronie obowiązków archiwizacyjnych lub upływu okresu przedawnienia naszych wzajemnych roszczeń (w zależności od tego, która ze wskazanych okoliczności zaistnieje później);

 

c)       dane podane w związku z korzystaniem z udostępniany przez nas kanałów kontaktu:

 

a. jeśli kontakt nastąpił bez związku ze złożonym zamówieniem – przez okres 2 lat,

 

  1.        jeśli kontakt nastąpił w związku ze złożonym zamówieniem – do czasu upływu okresu przedawnienia Twoich roszczeń w stosunku do nas;

 

d)      dane podane w celu zapisu na usługę newsletter - do momentu rezygnacji przez Ciebie z usługi newsletter lub zaprzestania przez nas realizowania działań marketingowych we wskazanych formach (w zależności od tego, która ze wskazanych okoliczności wystąpi wcześniej).

 

Jakie prawa Ci przysługują?

 

Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz usunięcia, a nadto do żądania ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych.

 

Jeśli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, w dowolnym momencie możesz tę zgodę wycofać. Nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie Twojej zgody przez jej wycofaniem. Wycofanie zgody następuje poprzez kontakt na adres centrala@vices.eu.

 

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść też sprzeciw wobec przetwarzania danych (w tym wobec profilowania) z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W dowolnym momencie możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania), w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

 

Jeśli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z przepisami, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Czy będziemy przekazywać Twoje dane poza EOG?

 

W związku z korzystaniem przez nas z poczty Gmail, współpracą z Naszymi zaufanymi partnerami, jak również korzystaniem z wirtualnych dysków Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Podstawą transferu we wszystkich przypadkach jest decyzja Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony danych w programie „Tarcza Prywatności”.

 

Jeśli chciałbyś uzyskać kopię danych, które podlegają przekazaniu, skontaktuj się z nami pod adresem centrala@vices.eu

 

Na chwilę obecną nie planujemy przekazywać w innym zakresie Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli coś się w tej kwestii miałoby się zmienić, aktualna informacja dostępna będzie na stronie https://vices.eu/ochrona-danych-osobowych .

 

Czy w toku przetwarzania dochodzić będzie do zautomatyzowanego podejmowania decyzji?

 

W toku przetwarzania danych nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływać będą w stosunku do Ciebie skutki prawne lub w inny istotny sposób na Ciebie wpływały.

 

Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, którym jest Rafał Surowy, z którym może Pani/Pan skontaktować się pod adresem e-mail iod@vices.eu.